어떠한 용도로든 데이터를 수집하면 한 곳에 일단 모이도록 하는 것이 중요하다. 나중에 이를 각 카테고리에 맞춰 다른 장소로 옮길 수도 있고, 그냥 파기할 수도 있지만 어쨌든 한 곳에서 그 상황을 파악할 수 있어야 한다. GTD¹의 맥락에서는 이런 종류의 시스템을 “Trusted System”이라 한다. 나는 그냥 inbox라고 부른다.

메모의 맥락에서 생각해보자. 일상을 보내며 이런저런 메모를 해야 할 일은 자주 있다. 그런데 만약 메모의 일부는 포스트잇에 적혀서 모니터 옆에 붙어있고, 다른 일부는 어딘가의 공책 속에, 또 다른 일부는 바탕화면의 메모장 파일에 저장되어 있으면 언젠가는 메모를 누락하는 일이 생길 수밖에 없다. 사람의 실수로 인한 일이니 실수하지 않도록 노력해야 한다고 마음을 먹는 것으로는 해결되지 않는다. 애초에 모든 메모를 한 곳에 모으는 편이 훨씬 현실적인 접근 방법이다.

할 일 관리의 맥락에서 GTD는 모든 해야 할 일을 하나의 trusted system으로 보내라고 한다. 해야 하는 일을 머릿속에만 담고 있다가 잊어버리는 것은 무척 흔하기 때문이다. 그보다는 이를 까먹지 않고 항상 들고 있는 시스템을 두고, 항상 그곳을 참조하는 습관을 들이는 편이 실수를 줄일 수 있다.